口約束も契約としてみなされますが、それは証明で着ての話。
通常はそれを証明できないので、言った言わないの水掛け論になってしまう。
それを防止する為には会話を録音する事だ。
商談の電話や契約に関する電話、顧客からの問い合わせに対する受け答えなどを録音しておけば、言った言わないの問題を解消できる。
電話での会話を録音する方法は然程難しくなく、別段高いコストも難しい操作も必要としない。
必要なのはボイスレコーダーと接続アダプター。
ますは固定電話の録音方法だが、RVR-030SVなどの外部入力端子付きでVOR機能が付いたボイスレコーダーと接続アダプターが有れば良い。
外部入力端子が無い機種だと接続アダプターをボイスレコーダーに取り付けられない。
VOR機能は音声起動の事で、音声の有無を自動確認して音声のあるときだけ録音を開始する機能で、音声が無くなれば自動的に録音を停止する。
つまり、普通に電話で話していれば勝手に録音してくれる。
ボイスレコーダーを選ぶ際の注意点は、USB端子が付いている機種か、SDカードスロットが付いている機種を選ぶ。
その理由は、USB端子やSDカードスロットの無いボイスレコーダーの録音ファイルをパソコン等に保存しようとすると、ライン入力で保存しなければならず、パソコンに保存するのに録音時間と同じ時間が必要になる。
USB端子が付いていれば、ファイル転送だけなのであっという間に保存できるし、SDカードはカードに保存できるのでSDカードを帰るだけでよい。
ボイスレコーダーのファイルは日付と時間も記録されたデータとして残るので、その音声ファイルをパソコンに転送するだけで何時の録音か管理する事が出来る。
まずはボイスレコーダーを用意する。
スレコーダーの設定でVOA録音をONにする。
このアダプターを固定電話のカールコードに設置してラインケーブルでボイスレコーダーの外部入力端子に接続する。
後はVOR録音状態にしておけば、勝手に録音してくれる。
RVR-030SVはLPモードで138時間の録音が可能だが、電池は15時間しか持たないので注意が必要だ。
録音ファイルはUSBでパソコンと接続すると、リムーバルとして認識するので、ボイスレコーダーに入っているファイルをそのまま任意のファイルにドラッグ＆ドロップすればよい。